Quy chế quản lý nhân sự là các chính sách, quy định cụ thể, chính thức mà các doanh nghiệp đưa ra để tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng cho các thành viên trong lực lượng lao động của doanh nghiệp. Những quy chế này cần được xây dựng và phổ biến sao cho dễ sử dụng, tránh được sự hiểu lầm giữa người lao động và người sử dụng lao động về quyền và nghĩa vụ của họ tại doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp cần coi trọng quy chế quản lý nhân sự?
Quy chế nhân sự cần được thể hiện bằng văn bản. Đó là điều rất quan trọng để các chính sách về tiền lương, thưởng cũng như cơ hội đào tạo được áp dụng nhất quán và công bằng trong toàn công ty. Đó cũng là căn cứ để giải quyết quyền lợi của đôi bên khi có tranh chấp xảy ra.
Nhiều doanh nghiệp - và đặc biệt là các doanh nghiệp cỡ vừa và nhỏ - không đủ khả năng, thời gian hay lãng phí các nguồn lực quý giá cho các tranh chấp, kiện tụng của nhân viên về chính sách tiền lương, thưởng hay các biên bản phạt, bồi thường. Vì vậy đưa ra một quy chế cho nhân sự ngay từ đầu có thể giúp tránh rủi ro cho doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp và bộ phận nhân sự cần dành thời gian để thiết lập các quy chế, chính sách nhân sự toàn diện, hợp lý. Không nên thiết lập các quy chế chỉ nhằm để giải quyết những vấn đề ngắn hạn. Điều này sẽ tạo ra các quyết định không nhất quán, thiếu hiểu biết và không đảm bảo tính pháp lý. Đối với nhiều doanh nghiệp, quy chế nhân sự được triển khai không đồng bộ hoặc không đầy đủ, hợp tình hợp lý sẽ dẫn đến sự suy giảm tinh thần làm việc của người lao động, suy giảm lòng trung thành của nhân viên với tổ chức.
Để đảm bảo các quy chế, chính sách về quản lý đối với nhân sự được áp dụng một cách công bằng, các chủ doanh nghiệp, trưởng/phó phòng ban phụ trách về hành chính nhân sự, phụ trách công đoàn… trong doanh nghiệp nên đầu tư thời gian nghiên cứu và thiết lập một bản quy chế cụ thể, đồng thời ghi rõ các trường hợp được áp dụng.
Các vấn đề cần giải quyết khi xây dựng quy chế cho nhân sự
Các công ty cần đảm bảo những quy tắc trong quản lý nhân sự cơ bản sau đây khi xây dựng chính sách:
- Cơ hội việc làm, thăng tiến bình đẳng
- Phân loại nhân viên
- Ngày làm việc và ngày trả lương
- Tiền tăng ca, làm thêm giờ
- Thời gian ăn và thời gian nghỉ
- Các khoản khấu trừ tiền lương
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Chính sách nghỉ phép, ngày lễ tết
- Chính sách ốm đau và nghỉ phép cá nhân (vì đám tang, tai nạn. v.v.)
- Đánh giá hiệu suất và tăng lương
- Cải thiện năng suất làm việc
- Chính sách chấm dứt hợp đồng lao động
- Chính sách đào tạo
Rất nhiều vấn đề cần giải quyết trong chiến lược nguồn nhân lực của công ty. Một số vấn đề cũng cần chú trọng với tư cách giá trị lợi ích gia tăng dành cho nhân sự như:
- Các chính sách khuyến mãi
- Cung cấp thiết bị làm việc/ tài nguyên của công ty (truy cập Internet, sử dụng cá nhân máy fax và điện thoại, v.v.)
- Tính duy trì của các chính sách phúc lợi
- Ngăn chặn tiêu cực: quấy rôi tình dục, sử dụng chất kích thích
- Chi phí công tác
- Không gian làm việc
- Quy định trang phục
- Chi phí, khu vực đỗ xe
- Các hoạt động giải trí, tập thể
- Cổ phần
- .v.v.
Về cơ bản, các quy chế, chính sách của công ty có tác dụng lớn nhất là dùng để thu hút, tuyển dụng và phát triển nhân tài đến làm việc, cũng như tạo ra môi trường làm việc tốt nhất để nhân tài gắn bó và trung thành với công ty.
Ngoài những phương pháp quản lý và phát triển nhân sự theo cách truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể áp dụng các hệ thống quản lý trực tuyến 4.0. Một trong số các nền tảng phổ biến hiện nay như DES.eLearning có thể hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, từ việc tuyển, đào tạo nhân viên mới cho đến hướng dẫn, công bố và phổ biến những sự thay đổi trong quy chế, quy định, chính sách của doanh nghiệp…
Những lưu ý khi thay đổi và phổ biến quy chế
Các công ty thường phải sửa đổi các quy chế và chính sách nhân sự được một cách thường xuyên, tùy vào từng thời kỳ phát triển của công ty và các yếu tố pháp lý, tình hình môi trường kinh doanh …Tuy nhiên, khi đối mặt với thách thức phải cập nhật chính sách, quy chế trong quản lý nhân sự, điều quan trọng là các doanh nghiệp phải cực kì thận trọng.
Ví dụ, nếu một nhân viên hỏi quản lý rằng anh ta có thể làm việc tại nhà một ngày trong tuần hay không, quản lý có thể coi yêu cầu này là một yêu cầu tương đối vô hại. Nhưng ngay cả những thay đổi nhỏ trong quy chế như vậy cũng có thể có những tác động vượt xa sự tưởng tượng của người quản lý.
Nếu nhân viên được phép làm việc tại nhà một ngày một tuần, nhân viên khác có thể yêu cầu tương tự không? Chi phí laptop, điện thoại, phụ cấp ăn uống .v.v. được tính ra sao? Khách hàng có cần nhân viên ở tại văn phòng để xử lý công việc không? Các nhân viên khác có cần nhân viên đó ở tại văn phòng để giải quyết các vấn đề công việc cần sự phối hợp trực tiếp không? Khối lượng công việc ra sao mà anh ta lại muốn mang việc về nhà làm? …
Bạn cần nhận ra rằng những thay đổi, dù là nhỏ nhất trong quy chế nhân sự cũng có khả năng tác động đến tất cả mọi người trong công ty, bằng cách này hay cách khác. Vì vậy, những thay đổi hay đề xuất thay đổi trong quy chế chung nên được kiểm tra cẩn thận và tham khảo ý kiến với những người khác trong doanh nghiệp, hoặc những chuyên gia tư vấn, những người có thể nhận ra những cạm bẫy tiềm ẩn mà các nhà quản lý, thậm chí chính chủ doanh nghiệp cũng chưa phát hiện ra. Khi một sự thay đổi trong chính sách được thực hiện, nó cần được phổ biến rộng rãi và hiệu quả để mọi người trong doanh nghiệp đồng thời chấp hành một cách nhất quán.
