Các doanh nghiệp ngày nay ngày càng phụ thuộc vào giá trị của các tài sản vô hình để tạo lợi thế cạnh tranh, tiêu biểu như nguồn nhân lực. Một lực lượng lao động lành nghề là thứ mà đối thủ cạnh tranh khó có thể bắt chước. Tuy nhiên, tìm kiếm một nhân sự vừa có chuyên môn kiến thức cao, vừa có kinh nghiệm và kỹ năng đồng bộ không hề dễ dàng. Đào tạo nguồn nhân lực chính là giải pháp được đặt lên hàng đầu.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những quy trình thiết kế, xây dựng và triển khai công tác đào tạo tại doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp.
Hiểu về nguồn lực và chi phí dành cho đào tạo
Đào tạo nhân sự không phải là một khoản tiêu hao, mà đó là khoản đầu tư dành cho việc nâng cao sức cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Có những xu hướng đầu tư cơ bản trong đào tạo như sau:
- Đầu tư đào tạo toàn bộ nhân sự dựa theo tỷ lệ phần trăm biên chế nhân sự và thời gian định kỳ đào tạo.
- Đầu tư cho các nhân sự chủ chốt nâng cao chuyên môn sâu của chính họ, hoặc chuyên môn đặc thù trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
- Đầu tư vào các giải pháp đào tạo công nghệ 4.0 theo xu hướng chung hiện nay.
Theo số liệu thống kê của tạp chí Training Magazine năm 2018, 81% doanh nghiệp Hoa Kỳ đầu tư cho hệ thống quản trị đào tạo (LMS - Learning management systems). Đào tạo trực tuyến digital là phương pháp được sử dụng thường xuyên và phổ biến nhất của các doanh nghiệp, chiếm đến 45% so với các hình thức đào tạo khác (đào tạo offline, đào tạo mô phỏng, audio, seminar…)
Nguồn lực và chi phí dành cho đào tạo hàng năm của doanh nghiệp có thể linh hoạt, biến đổi tùy vào sự thay đổi của các yếu tố:
- Ngân sách dành cho đào tạo
- Phạm vi chương trình đào tạo
- Số lượng nhân viên đào tạo
- Phương thức, giải pháp đào tạo
Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp
Quy trình hoạch định và xây dựng triển khai hoạt động đào tạo thường tuân theo mô hình ADDIE:
- Analysis - Phân tích
- Design - Thiết kế
- Development - Phát triển
- Implementation- Thực hiện
- Evaluation - Đánh giá
Phân tích (môi trường bên trong và bên ngoài, SWOT…)
Quá trình phân tích, bao gồm thẩm định, lượng định, đánh giá nhu cầu học tập là bước quan trọng nhất. Bạn cần xác định rõ ràng, cụ thể về nhu cầu học tập của doanh nghiệp.
- Bối cảnh của doanh nghiệp là gì?
- Nhiệm vụ đào tạo (cần đào tạo những nội dung gì)?
- Đối tượng đào tạo (ai là người cần được đào tạo)?
- Hoạt động đào tạo này có phù hợp với chiến lược của công ty hay không?
- Thời gian, ngân sách và nguồn lực để xây dựng hoạt động đào tạo đã có sẵn những gì, cần khai thác và tìm kiếm thêm những gì?
Việc phân tích này sẽ giúp bạn làm rõ và đưa ra những quyết định về phân bổ nguồn lực cho đào tạo. Đồng thời, bạn cũng cần trả lời rõ những câu hỏi quan trọng:
- Làm thế nào để đào tạo phù hợp với nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp?
- Các nguồn lực tổ chức có nên được dành cho đào tạo? Dành bao nhiêu?
- Bạn cần gì từ các nhà quản lý, trưởng phó các phòng ban để triển khai thành công chương trình đào tạo?
- Những đặc điểm nào trong văn hóa doanh nghiệp có thể cản trở (hoặc tạo điều kiện) cho đào tạo?
- Nhìn nhận từ các nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối tác?
- Nhìn nhận từ nhân viên về hoạt động đào tạo? Cơ hội phát triển? Hay lãng phí thời gian?
Nhìn nhận từ phía nhân sự được đào tạo là vô cùng quan trọng, vì họ là đối tượng chính trong mọi hoạt động đào tạo. Hãy đánh giá và phân tích xem họ đã sẵn sàng cho việc học hay chưa (khả năng, động lực, thái độ và niềm tin). Bạn cũng cần đề ra các chiến lược, giải pháp để tăng cường tính tích cực học tập của nhân viên trong suốt quá trình trước, trong và sau khi diễn ra các chương trình đào tạo.
Thiết kế và phát triển hệ thống đào tạo
Bước tiếp theo trong quy trình là xây dựng và phát triển một môi trường học tập thuận lợi, chuyên nghiệp, hiệu quả. Bạn cần triển khai bước này theo 04 tiêu chí chính:
- Mục tiêu đào tạo: thúc đẩy và định hướng nhân viên cố gắng học tập.
Mục tiêu đào tạo tốt phải bao gồm:
- Dự kiến những gì nhân viên sẽ làm được.
- Chất lượng hoặc mức độ hiệu suất mà công ty mong đợi.
- Nội dung đào tạo có ý nghĩa
Nội dung có ý nghĩa khi nó được gắn kết với công việc, kinh nghiệm của nhân viên hay vấn đề, nhiệm vụ đào tạo. Để nâng cao ý nghĩa của nội dung thì chương trình học cần:
- Sử dụng khái niệm, thuật ngữ và ví dụ quen thuộc với người học.
- Môi trường học tập cần nghiêm túc như môi trường làm việc.
- Có thực hành hiệu quả
Người học phải có thời gian để thực hành những gì đang được học. Việc thực hành cần:
- Cho phép người học có cơ hội để sai lầm và sửa sai lầm.
- Kỹ năng tìm hiểu, nhận định về nguyên nhân xảy ra sai lầm và những gì họ có thể làm khác nhau để tránh sai lầm.
- Kiến thức được lưu trữ dài hạn
Để đào tạo có hiệu quả với công việc, kiến thức được đào tạo phải lưu trữ lâu dài trong trí nhớ của người học. Để nhớ lâu, chúng ta cần:
- Biểu đồ, bản đồ liên kết các khái niệm, phương pháp với nhau.
- Sử dụng nhiều hình thức thực hành, bao gồm viết, vẽ và đóng vai.
- Cung cấp hình ảnh, âm thanh trực quan.
- Các tài liệu, thậm chí video ghi hình lại nội dung học để người học có thể mở ra ôn lại kiến thức bất cứ lúc nào.
- Tương tác, tương tác và liên tục tương tác cùng giảng viên, cùng đồng học.
Thực hiện và đánh giá
Khi đã xây dựng được kế hoạch và những chuẩn bị chi tiết, cụ thể, quá trình thực hiện sẽ đơn giản hơn nhiều. Để công tác triển khai đào tạo được thực hiện hiệu quả, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
- Truyền đạt rõ ràng tầm quan trọng và ý nghĩa của việc đào tạo cho cả nhân viên và ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Tìm cách khiến nhân viên tự tin rằng họ có thể học tập có ích, và coi các buổi học tập là cơ hội của mình chứ không phải rắc rối
- Cung cấp sự hỗ trợ cho nhân viên trong suốt quá trình đào tạo
- Xác định trách nhiệm của từng bên liên quan trong công tác đào tạo
- Xây dựng một mạng lưới trực tuyến cho những người học
- Làm rõ quy chế thưởng/phát để thúc đẩy và hỗ trợ đào tạo
- Khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro, đổi mới, khám phá những ý tưởng và quy trình mới để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới
Và cuối cùng là đánh giá, xác định lợi nhuận trên chi phí đào tạo đã bỏ ra (ROI) qua 7 bước:
- Xác định kết quả học tập.
- Đánh giá kết quả đó.
- Xác định giá trị của sự thay đổi.
- So sánh lợi ích đạt được hàng năm bằng cách so sánh kết quả trước và sau khi đào tạo.
- Xác định chi phí học tập (chi phí trực tiếp + chi phí gián tiếp + chi phí phát triển + chi phí chung + chi phí trực tiếp cho nhân viên trong khi họ tham gia đào tạo).
- Tính tổng số tiền mà doanh nghiệp tối ưu được khi năng suất nhân viên tăng lên, bằng cách lấy lợi ích đạt được trừ đi chi phí học tập
- Tính toán ROI bằng cách chia lợi ích cho tổng chi phí. ROI được tính bằng số tiền thu được thực tế mà công ty đạt được trên mỗi đồng chi cho đào tạo.
Kết luận
Tương lai không xa, chiến lược cạnh tranh và chiến lược nguồn nhân lực cho doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều những thách thức mới. Công tác đào tạo cần tập trung vào nhiều giải pháp thiết thực hơn, cập nhật công nghệ, phương pháp mới nhiều hơn để có thể giải quyết những vấn đề về chi phí, nguồn lực và chuyển giao đào tạo. Một hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến như DES.eLearning là giải pháp hoàn hảo để tự động hóa quản trị, phát triển và phân phối các nội dung đào tạo một cách thông minh hơn đến toàn doanh nghiệp. Các hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí đi lại, giảm thời gian hoàn thành học tập, tăng khả năng tiếp cận học tập của nhân viên và theo dõi tiến độ hoàn thành kết quả đào tạo một cách thuận tiện và hiệu quả.
