Thư viện là nơi chứa đựng vô vàn những tài liệu, sách vở, báo chí, giáo trình chính thống để giảng viên, học sinh và sinh viên tìm tòi và tiếp thu những kiến thức mới. Theo thời gian, lượng sách báo, tài liệu ngày một nhiều hơn dẫn sự bất tiện trong việc tìm kiếm và lưu trữ. Vì thế để đảm bảo lưu giữ được toàn bộ các nguồn kiến thức theo cách hợp lý, có tổ chức nhất, các thư viện đã và đang xây dựng hệ thống trung tâm học liệu để phục vụ cho học sinh, sinh viên và các giảng viên có nhu cầu.
Các tiểu bộ phận của một hệ thống trung tâm học liệu
Trung tâm học liệu được xây dựng với mô hình cung cấp tài liệu, kiến thức cho người có nhu cầu một cách chủ động nhất. Thay vì mô hình thư viện truyền thống, muốn kiểm tra tình trạng sách, vị trí sách cần qua thủ thư thì nay người dùng có thể chủ động tìm kiếm thông qua máy tính nội bộ, hoặc những lúc cần tìm tài liệu nhanh có thể trực tiếp tìm đọc bản mềm trên máy tính của hệ thống. Do công nghệ hiện đại ngày một phát triển, tri thức nhân loại không chỉ được lưu dưới dạng văn bản, chữ viết nữa mà còn được lưu dưới các file âm thanh, hình ảnh nhằm tăng độ sống động, chân thực, dễ hiểu nên trong hệ thống trung tâm học liệu hẳn không thể thiếu các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn như: đĩa CD,DVD, loa hay tai nghe kết nối máy tính. Và nhằm mục đích tạo sự thoải mái, thuận tiện nhất cho người dùng, trung tâm học liệu còn được trang bị bàn ghế phù hợp, quạt hoặc máy lạnh để sử dụng trong mùa hè oi nực, các loại máy in ấn …
Xây dựng hệ thống trung tâm học liệu
Điều quan trọng khi lên kế hoạch xây dựng trung tâm học liệu đó chính là việc ước tính, dự đoán được lượng người, học sinh sinh viên cũng như giảng viên sẽ sử dụng để có thể có kế hoạch về diện tích xây dựng cũng như chuẩn bị, sắm sửa cơ sở vật chất thích hợp. Tiếp đó là cần thiết lập hệ thống quản lý các đầu sách được lưu giữ và đưa vào sử dụng tại trung tâm, hệ thống trung tâm học liệu sẽ bao gồm phần dành cho bên quản lý và phần dành cho bên sử dụng. Nhìn chung cả hai bên đều cần có thống kê sách về số lượng, phân loại, vị trí sách và tình trạng sách. Về khác biệt, bên quản lý sẽ cần thông tin của tất cả người đăng ký sử dụng còn người dùng chỉ cần quan tâm tới tài khoản cá nhân của mình. Mô hình trung tâm học liệu này đã và đang được triển khai với quy mô tại một số trường đại học và tỉnh thành, mang lại hiệu quả đáng chú ý.
