Đào tạo doanh nghiệp là một phần thiết yếu của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Cùng với đó, các quy chế đào tạo sẽ cung cấp lộ trình định kỳ cho hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp. Quy chế (gồm nội quy, chính sách, cơ chế) sẽ đảm bảo việc nhân viên tuân thủ quy định của công ty, đồng thời đưa ra các quyết định hợp lý cho các quy trình đào tạo nội bộ.
Tầm quan trọng của quy chế đào tạo trong doanh nghiệp
Khi các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp xây dựng và và thực thi các chính sách về đào tạo, điều quan trọng nhất là đảm bảo nhân viên hiểu tại sao các chính sách và cơ chế này lại quan trọng. Một số những nguyên nhân đó là:
- Thống nhất hệ thống quản lý đào tạo và các quy trình nhân sự
Quy chế giữ cho các hoạt động đào tạo không bị hỗn loạn, mất kiểm soát. Khi mọi người tuân theo các chính sách và nội quy, hiệu quả đào tạo sẽ cao hơn. Các nhà quản lý và các bộ phận phòng ban có thể xây dựng kế hoạch đào tạo đúng theo như ý muốn của lãnh đạo. Và các sai lầm, trục trặc trong các quá trình đào tạo có thể nhanh chóng được xác định và giải quyết.
Khi nhân viên tuân theo đúng các chính sách và cơ chế, doanh nghiệp có thể tận dụng thời gian và tài nguyên, nguồn lực hiệu quả hơn, phát triển và xây dựng mục tiêu đào tạo cụ thể.
- Nâng cao chất lượng đào tạo
Khi nhân viên làm theo quy chế, họ sẽ tiến hành học tập một cách chính xác và có định hướng nhất quán trong nội dung công việc. Điều này đồng thời góp phần giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhân viên có thể nhận thức được việc họ đang hoàn thành đúng công việc và vai trò của mình, đồng thời tự hào về công việc của họ.
- Ổn định tiến trình đào tạo
Khi nhân viên của bạn tuân thủ các quy định trong đào tạo, rủi ro và sự gián đoạn sẽ được hạn chế và giảm bớt. Nhân viên sẽ cảm thấy yên tâm và nghiêm túc trong suốt quá trình đào tạo, vì họ biết rằng người quản lý và đồng nghiệp vẫn đang theo dõi và giúp đỡ họ trong suốt tiến trình.
Đảm bảo thực hiện đúng quy chế trong đào tạo doanh nghiệp
Khi nhân viên đã hiểu và nắm bắt được tầm quan trọng của các quy chế, chính sách đào tạo của công ty, bước tiếp theo là đảm bảo nhân viên tuân thủ đúng. Dưới đây là một số biện pháp giúp nhân viên thực hiện đầy đủ các quy định về đào tạo:
- Xây dựng chính sách gần gũi, dễ hiểu, dễ tiếp cận
Nhân viên không thể làm theo chính sách đào tạo khi mà họ không biết, không được phổ biến và không hiểu. Đây là vấn đề phải giải quyết. Nhân viên cần được tìm hiểu và hướng dẫn các quy chế, lộ trình đào tạo định kỳ, gắn liền với từng mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần định hướng cho nhân viên về hoạch định nhân sự trong thời gian tới, bao gồm yêu cầu về chỉ tiêu công việc, chính sách đầu tư nguồn nhân lực, mục tiêu phát triển … Từ đó, nhân viên có thể có được góc nhìn tổng quan và tự định hướng thái độ, mục tiêu của bản thân.
- Mọi chính sách cần bình đẳng, trao cơ hội cho tất cả mọi người
Chính sách đào tạo sẽ có sự phân biệt và khác nhau giữa từng vị trí, cấp độ, chức danh, chức vị trong doanh nghiệp hay tổ chức. Bạn có thể công khai các nội dung quy chế, các nội dung cập nhật và chương trình đào tạo. Sau đó yêu cầu nhân viên ký cam kết để đảm bảo mọi người đã đọc hiểu sẽ thực hiện đúng chính sách đào tạo của doanh nghiệp.
Triển khai các khóa đào tạo và kiểm tra giám sát định kỳ
Đảm bảo nhân viên đã đọc và hiểu các chính sách, quy trình là bước đầu tiên, nhưng chưa đủ. Việc kiểm tra, giám sát và đánh giá mức độ thực hiện, tuân thủ của nhân viên thường xuyên, định kỳ là bước quan trọng tiếp theo.
Đào tạo là chính sách đầu tư của doanh nghiệp dành cho nhân sự. Đó là chính sách cả hai bên cùng có lợi. Tuy nhiên, nếu nhân viên không thực hiện đúng quy chế trong đào tạo, doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại đáng kể, gây ra sự lãng phí nguồn lực không mong muốn. Một cơ chế thưởng, phạt phù hợp là điều cần thiết cho những trường hợp như vậy.
Ngoài ra, thống kê cho thấy những nhân viên được đào tạo thiết kế theo lộ trình cá nhân sẽ đạt năng suất cao hơn, đạt được trình độ thành thạo nhanh hơn và khả năng cải thiện hiệu suất tích cực nhất. Tuy nhiên, đào tạo thường là hoạt động được tiến hành đồng bộ cho tất cả nhân viên, và tần suất đào tạo ít hay nhiều tùy thuộc vào ngành, lĩnh vực và và quy mô của doanh nghiệp. Không dễ dàng để triển khai đào tạo cho từng nhóm nhân viên riêng lẻ từng phòng ban, vì điều đó làm gia tăng rất lớn về áp lực chi phí và nguồn lực của doanh nghiệp.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho nhân viên thông qua các khóa đào tạo trực tuyến. Một chương trình quản lý đào tạo trực tuyến như DES.eLearning có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tổ chức, doanh nghiệp bằng cách khiến nhân viên hoàn thành độc lập quá trình đào tạo theo thời gian chủ động của họ.
Qua phần mềm, doanh nghiệp cũng có thể lưu trữ các tài liệu đào tạo như bài thuyết trình PowerPoint, video, ghi âm, v.v. Bạn cũng sẽ được nhận các bản báo cáo đầy đủ về sự tham gia của mỗi nhân viên trong khóa đào tạo và dễ dàng thu thập đánh giá, phản hồi để cải thiện các chính sách đào tạo của doanh nghiệp.
Khi nhân viên nhận thức được lợi ích và sự thuận tiện của việc đào tạo, họ sẽ tự điều chỉnh và trang bị thái độ tích cực, chủ động để tuân theo đúng quy chế tổ chức đào tạo mà doanh nghiệp đã đề ra.
