Một nghiên cứu được thực hiện bởi Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ (ASTD) cho thấy rằng: Các doanh nghiệp sở hữu hệ thống và chương trình đào tạo chuyên nghiệp, toàn diện sẽ giúp nhân viên tăng hiệu suất và thu nhập hơn 218%. Mặt khác, 40% nhân viên không được đào tạo hiệu quả sẽ tự động từ chức, rời đi ngay trong năm đầu tiên làm việc.
Vấn đề là làm sao để xây dựng chương trình đào tạo chuyên nghiệp, hiệu quả. Có rất nhiều sai lầm có thể khiến tiền của, nguồn lực dành cho đào tạo của doanh nghiệp đổ xuống sông xuống biển. Để chắc chắn rằng bạn sẽ không làm lãng phí tài nguyên của tổ chức, hãy thực hiện quy trình xây dựng chương trình đào tạo theo 06 bước đơn giản nhưng hiệu quả sau:
Bước 1 - Đánh giá nhu cầu đào tạo và định hướng phát triển của doanh nghiệp
Doanh nghiệp bạn đang xây dựng chiến lược kinh doanh ra sao, hoạch định nhân sự thế nào và bạn đang cần chương trình đào tạo giải quyết những vấn đề gì? Có thể là đưa ra một sản phẩm mới đòi hỏi phải làm mới toàn bộ dây chuyền sản xuất, hoặc chỉ cần một số thay đổi nhỏ để tăng sản lượng, giảm giá thành của một sản phẩm hiện có. Để làm được điều này, bạn sẽ cần nhân viên hiểu và chấp nhận quy trình sản xuất mới, hay quy trình làm việc mới, và tăng năng suất làm việc của họ.
Bước 2 - Xác định mục tiêu đào tạo
Mục tiêu kinh doanh đã được xác định. Bây giờ hãy xem xét những yêu cầu đào tạo để đạt được mục tiêu này. Bạn cần phải làm rõ những vấn đề sau:
- Vai trò và trách nhiệm của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu;
- Những đích đến cần đạt để đảm bảo nhân viên có thể hoàn thành các vai trò và trách nhiệm này.
Xác định mục tiêu đào tạo là khía cạnh quan trọng nhất khi xây dựng các chương trình đào tạo. Đây sẽ là bộ khung để đưa ra định hướng chương trình, và đồng thời đóng vai trò là thước đo để đánh giá mức độ thành công. Nói một cách đơn giản, kết quả đào tạo sẽ được đánh giá là thành công nếu nhân viên của bạn có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ mà họ được đào tạo.
Để làm được điều đó thì mục tiêu này phải đảm bảo tiêu chí SMART:
SPECIFIC - Mục tiêu đặt ra nhất định phải cụ thể, dù là lãnh đạo hay nhân viên đều có thể dễ dàng hiểu được
MEASURABLE - Mục tiêu đo lường được (tốt nhất bằng những con số)
ACHIEVABLE - Mục tiêu phải khả thì và nằm trong khả năng của doanh nghiệp cũng như của chuyên gia đào tạo
REALISTIC - Mỗi mục tiêu đều phải xoay quanh tầm nhìn, định hướng chiến lược dài hạn của tổ chức, doanh nghiệp.
TIMETABLE – Mục tiêu cần có giới hạn thời gian, xác định rõ lúc nào phải hoàn thành
Đặt các mục tiêu rõ ràng cho nhân sự và kiểm tra kiến thức của họ thông qua các bài test, phỏng vấn và thực hành thực tế.
Bước 3 - Thiết kế chương trình đào tạo
Hãy chuẩn bị sẵn một lộ trình kế hoạch trước khi bạn thực hiện đào tạo. Một kế hoạch hoàn chỉnh bao gồm các phương pháp học tập, tài liệu hướng dẫn, nội dung, luồng nội dung và các khía cạnh khác liên quan. Hãy nhớ những lưu ý sau:
- Người học là trung tâm, không phải giảng viên đào tạo
- Nội dung bài học liên quan trực tiếp và xung quanh mục tiêu đào tạo
- Càng nhiều buổi thực hành, ví dụ thực tế càng tốt
- Tương tác và hỏi đáp phải là một phần quan trọng của chương trình
- Đừng đào tạo quá nhiều thứ chỉ trong 1 buổi, hãy chia nhỏ nó ra
- Mỗi buổi đào tạo cần có sự liên kết với nhau
Bước 4 – Bắt đầu xây dựng chương trình và tài liệu
Đầu tiên là thiết kế tài liệu đào tạo và giáo trình. Tài liệu càng đẹp mắt, thu hút thì người cầm tài liệu càng có hứng thú đọc. Đồng thời, hãy kết hợp xây dựng nội quy đào tạo, hướng dẫn tư vấn về chương trình đào tạo, PowerPoint thuyết trình chuyên nghiệp, biểu đồ, áp phích và các tài liệu trực quan khác cho các buổi thực hành.
Bước 5 - Triển khai đào tạo
Công tác chuẩn bị càng chu đáo, khi triển khai đào tạo sẽ càng dễ dàng. Ty nhiên, bạn vẫn cần ghi nhớ 02 lưu ý sau để thực hiện đào tạo hiệu quả:
- Lên lịch cho các hoạt động đào tạo trước tiên, sau đó mới huy động các nguồn lực cần thiết;
- Quyết định danh sách nhân sự được đào tạo dựa trên chức danh, quy mô và nhu cầu đào tạo bạn cần.
Bước 6 - Đánh giá kết quả đào tạo
Đây là giai đoạn cuối cùng trước khi bạn thư giãn. Đó là đánh giá về hiệu quả của chương trình và mức độ thành công đạt được.
- Phản hồi của nhân viên: Thông tin, bài học có hữu ích, hấp dẫn? Có đề nghị để làm cho khóa học tốt hơn? Thu thập phản hồi từ các nhân viên tham gia các buổi đào tạo sẽ giúp bạn đưa ra những phiên bản chương trình đào tạo mới và cải tiến tốt hơn cho lần sau.
- Đánh giá nhân viên: Đây là điều bắt buộc cần thực hiện trong các buổi đào tạo. Tỉ lệ bao nhiêu nhân viên đã có thái độ tốt khi tham gia đào tạo. Bao nhiêu người thực sự hiểu và tiếp thu đầy đủ nội dung của khóa học?
- Đánh giá chương trình: Sau khi đã có những dữ liệu phản hồi cần thiết, hãy tiến hành đánh giá chương trình bằng các tiêu chí đo lường gắn liền với hiệu quả hoàn thành công việc và đạt được các mục tiêu.
Kết luận
Lên kế hoạch theo các bước xây dựng chương trình đào tạo trên sẽ giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro lãng phí tài nguyên, nguồn lực của công ty vào những buổi đào tạo không hiệu quả. Để có được kết quả mong muốn, bạn cần một đội ngũ chuyên gia và hệ thống quản lý đào tạo chuyên nghiệp. Các quản lý, lãnh đạo cấp cao của công ty có thể chia sẻ phần nào gánh nặng, trực tiếp đứng lớp giảng dạy cho nhân viên, nhưng không phải lúc nào chuyện đó cũng diễn ra suôn sẻ.
Nếu bạn không thể tập hợp được một nhóm chuyên gia đào tạo nội bộ offline thường xuyên, hãy sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến như DES.eLearning. Với công nghệ xây dựng, số hóa nội dung và quản lý tự động, DES.eLearning sẽ giúp giảm thiểu đến mức tối đa áp lực về đào tạo nhân sự, đặc biệt với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông đảo.
